Etkin Bir Proje Yönetimi için Doğru Araç Seçimi

Bu yazımda yeni bir proje yönetim aracına karar verme serüvenimizden biraz bahsedeceğim.

Projelerimizi ve tüm kod arşivimizi yönettiğimiz ve şu anda kullandığımız mevcut sistem, projelerimiz çoğaldıkça, ekip büyüdükçe süreçlerimizi etkili bir şekilde uygulamak ve yönetmek konusunda ihtiyaçlarımızı karşılamayınca yeni bir arayışa girdik. 

Ar-Ge faaliyetleri yürüten şirketimiz için, süreçlerin ve projelerin gerçekleşme durumlarının izlenmesi, ihtiyaç ve beklentilerimizin karşılanması öne çıkan hedeflerimizden oldu.

Daha etkin bir şekilde projelerimizi modellemek, yönetmek, ekipler arası iletişimi ve iş birliğini sağlamak için tek bir platform kullanma kararı aldık. Bu kapsamda kriterlerimizi belirleyerek bir çok yönetim aracını inceledik.   

Proje Yönetim Araçları Neden Önemlidir?

Proje yönetimi araçları; tüm proje yaşam döngüsü boyunca proje yönetimi görevlerini yönetmeye ve gerçekleştirmeye yardımcı olur. Proje yönetim yazılımı; kaynakları, zamanı ve görevleri yönetmek, izlemek, raporlamak için bir sistem sunar. Ekiplerin görevlerini koordine etmelerine yardımcı olur.

Proje Yönetim araçlarının temel faydaları şunlardır:

Görev yönetimi: Görev detayları, dosya paylaşımı, tartışmaları, efor  kayıtları ve harcamaları kapsayan görevleri kolaylıkla yönetmek. Projeler, görev listeleri, iş akışlarını Kanban veya Scrum panolarından takip edebilmek.

Verimlilik: Proje Yönetimi elinizdeki projenin nasıl tamamlanacağına dair yol haritasını ana hatlarıyla belirtir. Bu ana hatları proje yönetim aracına uyarlandığında ekip görev yönetimi, ekibin senkronize çalışması, projedeki olası hataları ve eksikliklerin üstesinden gelmek için entegre eder. Genel olarak bir ekibin projeyi zamanında teslim etme verimliliğini artırır.  

Ekip İş Birliği: Ekip oluşturulabilen proje yönetim araçları, ekibi ve çalışma çabasını olumlu bir sonuca doğru senkronize eder. Projenin başarıya ulaşması ekip ruhuna katkı sağlar. Daha motive çalışmak için ekibe ilham verir. Ekip birlikte çalışabildiğinde ve çabalarının bir değişiklik yarattığını gördüğünde verimlilik çok yönlü artar.

Çevik ölçümler, raporlama ve analitik: Proje planı oluşturma, gantt chart, zaman çizelgesi izleme, paydaşlar için anlaşılması kolay ilerleme raporları, kalite güvencesi ve proje engellerini belirlemek ve gidermek, performansı değerlendirmek ve finansalları değerlendirmek için kolaylıkla ulaşılabilir veriler sunar.

Entegrasyon: Diğer kullanılan araçlarla entegrasyon sağlanılarak proje yönetimine ve etkileşime katkı sağlar.

Proje Yönetim Aracı Seçerken Nelere Dikkat Ettik?

Yazılımdan donanıma birçok alana yönelik farklı iş süreçle içeren projelerimiz mevcut. Projelerin süreçleri ve yaşam döngüleri aynı olmadığından dolayı gelişmiş customize imkanı tanıyan bir yönetim aracı bizim için önemliydi. Bu kapsamda aşağıda belirtmiş olduğum beklentileri karşılamayı hedefledik.

• Proje yaşam döngülerine göre süreçlerin modellenebilir olması, iş akışlarının oluşturulabilmesi.
• Kanban panoları
• Proje task içeriklerine yeni alanlar eklenebilmesi
• Proje ekiplerine görev atamalarının yapılması, takibi ve raporlanabilmesi
• Projelerin özel gereksinimlerine göre süreç uyarlamalarının yapılması
• Gitlab entegrasyonun sağlanıyor olması
• Proje ekiplerinin oluşturulabilmesi
• Proje planı, gantt chart oluşturulması
• Dokümanların proje bazlı takip edilebilmesi
• Performans takibinin yapılabilmesi,
• Proje harcamalarının ve bütçesinin hesaplanması

Tekhnelogos’da Süreci Nasıl İlerlettik?

Proje yönetim aracı seçiminden daha zor olan konu da alışılagelmiş düzeni değiştirmek olsa gerek. Değişim, alışkın olmadığımız ve özellikle yazılım geliştiriciler tarafından pek istenmeyen bir durumdur. Var olan yapıyı yeni proje yönetim aracında doğru bir şekilde oluşturmak ve ekibin işini zorlaştırmamak bizim için çok önemliydi. Proje ekiplerini, seçtiğimiz yönetim aracının daha kullanışlı olduğuna ve bu süreçte birlikte daha iyi proje yönetimi gerçekleştireceğimize ikna ederek ekibin motivasyonunu düşürmemeye gayret ettik. Bir diğer konu tüm şirketi bir anda farklılığa sürüklemektense öncesinde pilot proje seçip sonrasında diğer projeleri kademeli olarak yönetim aracına aktarmaya başladık. 

Pilot proje seçerken dikkat ettiğimiz unsurlar:

• Orta büyüklükte bir proje olması
• Vizyoner ve istekli bir geliştirme ekibi
• Üst yönetimin ilgisinin üzerinde olduğu bir proje

Bu şekilde proje bazlı iş akışlarını ve özelleştirmeleri yaparak yeni bir proje yönetim aracı sürecine geçmiş olduk.