İsmail KayarBilişim, teknoloji, veri gibi kavramlar bir zamanlar yaşam alanlarımızın içerisine kısmen girmekten öte geçemezken şu an yaşantımızı tamamen bu kavramlar üzerinde konumlandırıyoruz. Yapmayı planladıklarımız, yaptıklarımız ve yapamadıklarımızı tamamen bilişim teknolojileri ile kontrol etmeye çalışıyoruz. Peki bütün bunları kontrol etmeye çalışırken kullandığımız bilgisayarlarımız, cep telefonlarımız, tabletlerimiz ve bunların üzerinde kullandığımız uygulamalar dışında arka planda neler var? Bu sorunun en önemli cevabı kuşkusuz “Veri” olacaktır.
Cep telefonumuzdaki rehberimizden tutun da gönderdiğimiz mail içerisinde yazdıklarımıza kadar klavyeden bastığımız veya fareyi tıkladığımız/parmağımızı dokunduğumuz tüm noktalar, arka planda cihaz saklama alanına veya bulut üzerinde kaydedilen bir veri olarak karşımıza çıkıyor.
Kullandığımız uygulamaların hemen hemen hepsinin asli görevi, veriyi kaydetmekten öteye geçmez. Ama sonrasında bu verinin kullanılabilmesi ve anlamlı bir hale getirilebilmesi gerekince bir soru ortaya çıkıyor: “Nasıl yapacağım?” Kimi uygulamaların üzerinde daha önceki kullanıcı deneyimlerinden hareketle oluşturulan “<raporlar>” içerisinde standart veri kümeleri yer alır. Ancak özel bir bilgiye ulaşılmak istendiğinde ise biraz daha teknik bilgiye sahip olmak veya uygulama geliştiricilerin istediğiniz detayda bir “<rapor>” geliştirme sürecine mahkum olmak zorunda kalıyoruz.
İş Zekası Uygulaması Nedir?
İş hayatındaki tüm çalışanların ortak kabusu olan bu duruma bir çözüm üretmek için sunulan “Business Intelligence” iş zekası uygulamaları mevcuttur. İş zekası uygulamalarının kullanıldığı işletmelerde gerek yetersiz yönetim gerekse kullanım hataları yüzünden atıl hale gelmiş veya işlevselliğini yitirip yalnızca bir listeleme uygulaması haline gelmiş olmaları da maalesef üzücü bir gerçektir.
Öncelikle iş zekası uygulamalarının ne yaptığı konusuna biraz değinelim. Esasında iş zekası uygulamaları, ham bilgilerin birlikte veya ayrı ayrı anlaşılabilir ve yorumlanabilir hale getirilmesi için bir platformdur. Bu platformda uygulama yöneticisinin mahareti ve iş akış bilgisi ile yoğurulan veriler son kullanıcı karşısına çıkarılır. Yani iş zekası uygulamasını kurar kurmaz bir sihirli değnek ile her şeyin değişeceği kanısına kapılmak çok yanlış olacaktır.
İş zekası uygulamalarındaki temel unsur bağlanabildikleri veritabanlarındaki verileri küpler halinde kendi içerisinden erişilebilir bir hale getirilmesidir. Burada daha önce de değindiğim gibi iş akışlarını ve veritabanına hakim kişilerin bu küpleri oluşturması en önemli detaydır. Bunu bir örnek ile açıklamak gerekirse insan kaynakları departmanındaki bilgiler ile pazarlama departmanındaki bilgiler üzerinden gidebiliriz.
İnsan kaynakları personel veritabanında personel tanımları, özlük tablosunda kazançları, izin tablosunda izinleri, organizasyon tablosunda görev/bağımlılıkları ve tüm bunların kodlarına karşılık gelen referans tabloları olduğunu düşünelim. Eş zamanlı olarak pazarlama veritabanında satış sayıları, satış temsilcisi bilgileri, satış tutarları, komisyon oranları, promosyon ve satış giderleri gibi bilgiler yer aldığını da düşünelim. Bu bilgiler üzerinde bir satış temsilcisinin aylık cirosu, satış masrafları ve şirkete olan toplam maliyetlerini almak için bir SQL cümlesi yazmak isterseniz sanırım biraz vakit harcayacaksınızdır. Hatta bu kadar vakit harcadıktan sonra bir de şunu ekleyelim veya şunu çıkarırsak nasıl olur dendiğinde raportörlerin durumu içler acısı bir hal alır. Tabi bunlara bir de grafik hazırlamak lazım. Hazır grafik hazırlamışken belirli bir yönetim gurubuyla da paylaşalım. Ama yönetim gurubundaki bazı üst düzey yöneticilerimiz sürekli dışarıda ve mobil cihazlarında da bu grafikleri görmek istiyorlar. (Böyle devam eder gider…)
İşte iş zekası uygulamaları işte tam burada devreye girer ve sizin bunları sürükleyip bırakarak oluşturabileceğiniz listeler ve raporlar haline getirebilmeniz için bir platform sunar size. Siz rapor formatını ayarlarsınız, eklemek çıkarmak istenenler son kullanıcı tarafından düzenlenebilir, ister otomatik olarak mail ile size ulaşır, isterseniz mobil cihazlardaki modülü üzerinden erişebilirsiniz.
Sanırım biraz BI pazarlaması yapar gibi anlattım bütün bunları ama bunlar benim kariyerimde yönetiminde bulunduğum veri ambarı birimlerinde bizzat yaşadığım deneyimler sonucunda oluşmuş tecrübelerimdir.
“Rapor mu? Liste mi?”
Yazımın başlığında belirttiğim bir diğer konu olan rapor/liste kavramı da aslında çalışma hayatımda yaşadığım her yerde anlatmaya çalıştığım iki farklı kavramdır. Maalesef bu iki kavram birbirine çok fazla karıştırılmakta ve yanlış yerlerde kullanımı sebebiyle gerek uygulama performanslarını düşürmekte gerekse yönetimsel beklentilerin karşılanmasında çaresiz kalmaktadır.
Rapor denildiğinde; başlık itibariyle belirli bir konuya özel olduğu, içerik itibariyle bir zaman aralığında oluştuğu ve sonuç itibariyle bir istatistik veri sağladığı düşünülmelidir. Bu şekilde bakıldığında da kompleks, üzerinde uzun süreler çalışılarak hazırlanıp belki yıllarca hizmet verecek olan bir yapı tasarlanmalıdır. Ve bu yapı canlı sistem üzerinde değil bunun yedeği üzerinde, canlı sistemleri yormayacak, geçmiş veriler üzerinde çalışacak şekilde tasarlanmalıdır. Rapordan alınacak sonuç bir başka aksiyonu tetikleyecek, bir başka projeyi başlatacak veya işleyen süreçlerde yöntemleri değiştirecek kararlar alınmasını sağlamalıdır. Yoksa bu çıktılara rapor denemez. Yaptığımız en büyük yanlış işte burada. Kaç tane satış var sorusunun cevabı bir liste ya da listenin özetidir ama yapılan satışların diğer ürünlere kıyasla karlılık oranını nedir sorusunu cevabı bir rapordur. İlk sorunun cevabı bize sadece o ayki ciroyu var edecekken, ikinci sorunun cevabı belki de o ürünün satışı üzerinde çok ciddi kararlar aldırabilecektir.
Özetle anlatmak gerekirse canlı sistemden alınan bilgi rapor değil bir listedir. Eğer ona bir anlam kazandıramazsanız ekrandaki ya da kağıttaki rakamlardan öteye geçemez.
Tekhnelogos Yazılım
