Satın Alma Yönetimi Nedir?

Satın Alma; Doğru kaynaktan, doğru zamanda, doğru miktarda uygun kalitede malzeme ve hizmetlerin tedarik edilmesidir.

Satın Almanın Önemi

Günümüzde rekabetçi bir ortamda satın alma faaliyetleri şirketler için stratejik bir duruma sahip olmuştur. Kurumların, iç ya da dış tüm organizasyonel işlemlerinde doğru satın alma yapmak mali açıdan çok önem arz etmektedir. Etkin bir satın alma fonksiyonu kurumun başarısını önemli ölçüde arttırmakta ve mali tasarruflar sağlayan satın alma politikaları işletmenin bütçesini önemli ölçüde korumaktadır.

Satın alma yönetimi geçmişe kıyasla kalite, tedarikçiler, fiyat vb. gibi birçok açıdan farklılık göstermektedir. Geleneksel ve modern anlamda satın alma yönetimi arasındaki farklılıklar aşağıda gösterilmektedir.

Etkin ve Verimli Satın Alma Kriterleri

• Satın alınması gereken ürün ve hizmetlerin özelliklerinin belirlenmesi
• Piyasadaki alternatiflerini araştırmak ve fiyat karşılaştırması yapmak
• Kaliteli ürün ya da hizmet araştırması yapmak
• En uygun tedarikçinin belirlenmesi
• Tedarikçi ile müzakere yapmak
• Anlaşma sağlanan tedarikçiye sipariş oluşturmak
• Termin süresinde anlaşmak
• Sipariş takip
• Sipariş teslimi sonrası ürünü kontrol etmek.

Satın Alma Departmanının Görev ve Sorumlulukları

Kurum içi, kurum dışı hizmetlerde bir köprü vazifesi görür ve tüm bilgi alışverişini sağlar. Satın alma yönetimi işletmenin faaliyet alanında kritik kararlar veren bir departmandır. Yatırım aşamasından, işletmenin faaliyetlerini sürdürmesine kadar olan her aşamada; işletme için gerekli mal ve hizmetlerin uygun kalite, fiyat, miktar ve sürede temin edilmesinden sorumlu olan departmandır. Bir anlamda işletmenin geleceğini doğrudan etkileyen kararların alınmasında etkili olan departmandır.

Satın alma kararlarını alırken, şirketin ana işleyiş sistemleri dahilinde diğer departmanlarla yakın temas içinde olmalıdır. Satın Alma Departmanı, tedarik süreçlerini iyi takip etmelidir. Şirketin ihtiyacı olan ürünün miktarı ve seviyelerini bütçe durumuna göre ayarlamalıdır. Aksi halde bir ürünün az ya da fazla olması finansal sorunlar gibi birçok olasılık altında sorunlar doğurabilir.

Bu süreçleri ve faaliyetleri yöneten bir satın almacı hangi özelliklere sahip olmalıdır?

• Tedarikçi ve analizi seçimi konusunda uzman olmalı veya yeterli bilgi, tecrübeye sahip olmalıdır.
• Planlama ve gözlem yapacak yetkinliğe sahip olmalıdır.
• Satın alınan ürünün ya da hizmetin detaylarını sorgulamayı iyi bir şekilde yapmalı gerektiğinde süreç, hizmet ve ürün ile ilgili alternatif bakmalıdır.
• Doğru bir satın alma ile işletmenin bütçesine, stratejik yönetimine ve politikalarına katkıda bulunmalıdır.
• Sadece fiyata odaklanıp kalite seviyesinde gereksiz esnekliğe izin vermemelidir.
• Departmanlar arası iş birliğine yatkın ve koordinasyonu sağlayacak kadar yetenekli olmalıdır.

Kısaca özetleyecek olursak; bir şirketin başarıya giden yolda en önemli departmanlardan biri olan satın alma departmanında çalışan ya da çalışmak isteyen kişiler bir ürün ya da hizmeti seçerken en önemli 3 adımı unutmayın. J Kaliteyi arttırın, maliyetleri düşürün ve rekabetin önüne geçin.