Bedriye ÖzcanIntel’in eski CEO’su ve kurucu ortağı Andy Grove, ” Zamanınızın 90 dakikası, astlarınızın çalışmalarının kalitesini 2 hafta boyunca artırabilir.” diyor.
Birebir görüşmeler yöneticiler için çok önemlidir çünkü onlara astları ile bağlantı kurma, ilişkilerini geliştirme ve çalışmalarının ilerlemesi hakkında bilgi sahibi olma fırsatı sunar. Ayrıca bu görüşmeler, yöneticinin çalışanlarının endişelerini dinlemesi, rehberlik ve destek sağlaması, işbirlikçi ve üretken bir çalışma ortamı geliştirmeleri için bir önemli bir bilgi akışı sağlar.
Fakat yöneticiler birebir görüşmeleri yaparken farkında olmadan aşağıdaki 5 hatayı yaparak yukarıda bahsedilen bu fırsatları kaçırırlar.
1. 1:1 Görüşmeleri Durum Raporlarına Dönüştürmek
“‘XYZ’deki ilerleme nedir?” en tipik birebir toplantı soruları arasındadır. Makul bir soru gibi görünse de yöneticilerin birebir görüşmelerde yaptığı yaygın hatalardan biridir. Çalışanlarınız size yalnızca raporlar, büyüme tablosu ve bir projenin durumu hakkında güncellemeler ilgili bilgi vermek zorunda kalsaydı, bunu size e-postayla da gönderebilirdi.
Birebir toplantılar, yöneticilerin çalışanlarına geri bildirim ve rehberlik sağlamaları için bir fırsattır. Yöneticiler yalnızca durum güncellemeleri almaya odaklanırsa, ekip üyelerine koçluk yapmak için değerli bir fırsatı kaçırmış olurlar.
2. Toplantı Gündemine Hazırlık Yapmamak
Yapılan araştırmalar, çalışanların %36’sı yöneticilerinin “biraz hazırlıklı” olduğuna inanırken, %40’ı yöneticilerinin “hiç hazır olmadığına” inanıyor. Birebir görüşmenin amacının çalışanın ilerlemesini gözden geçirerek, desteğe ihtiyaç duydukları alanları belirlemek olduğunu biliyoruz. Ancak net bir gündem olmadan, yapılan görüşmenin değeri düşer ve sıradan bir toplantı haline gelerek etkisi yok olur. Toplantının gündemini belirlemek, doğru soruları sormanıza yardımcı olur.
3. Konuşmanın Çoğunu Yapmak
“Görüşmenin başrolünü çalışanın kendisi olduğu için, konuşmanın %10’unu ve dinlemenin %90’ını yöneticinin yapması gerektiğini unutmayın” diyor yazar Ben Horowitz.
Yöneticiler, birebir görüşmelerde sohbete hâkim olma eğiliminde olabilir, ancak ekip üyelerine de düşüncelerini ve endişelerini paylaşma fırsatı vermek önemlidir. Aktif dinleme, etkili iletişimin önemli bir bileşenidir.
4. Aceleniz Varsa: Görüşmeyi Yeniden Planlayın İptal Etmeyin
Birebir toplantılar aceleye getirilmeden ve düzenli yapılmalıdır. Bu görüşmeler devam eden görevler ve işler planlandığı gibi gitmediği zaman kaldırılacak kırmızı bayraklar hakkında önceden fikir edinmenizi sağlar. Toplantıyı ertelediğinizde veya iptal ettiğinizde, nabzın o kısmını kaçırırsınız. Ayrıca 15–30 dakikalık bir görüşmeyi iptal etmek, astınıza bir öncelik olmadığına dair bir önemli mesaj gönderir.
5. Birebir Toplantıları Düzenli Bir Etkinlik Olarak Planlamamak
Gallup’a göre, yöneticileri kendileriyle düzenli olarak görüşen çalışanların çalışan bağlılığı sağlama olasılığı, yöneticileri kendileriyle düzenli olarak görüşmeyen çalışanların bağlılığını neredeyse üç kat artırıyor.
Sürekli olarak bir şeyi gerçekleştirmeniz, ona değer verdiğinizi gösterir. Zaman kazanmak için biraz zaman ayırmak paradoksal gelebilir ancak gerçek zamanlı birebir görüşmeler verimliliği arttırır. Ekibinize koçluk yapmak için birkaç dakika harcamak, daha sonra alevleri söndürme endişesi duymadan görevlerinize odaklanmanızı sağlar.
Yukarıdaki başlıca hatalar dışında birebir toplantılarda çalışana empati göstermek, sadece olumsuza odaklanmadan başarıları takdir etmek, çalışanların kendilerini geliştirmesine yardımcı olacak neyi iyi yaptıklarına ve nereleri geliştirebileceklerine dair spesifik örnekler vererek başarılı bir görüşme yapmanızı olanak sağlar.
Tekhnelogos Yazılım
