Ar-Ge Merkezi Nasıl Yönetilir ve Ar-Ge Merkezi Olmak İçin Neler Yapılmalıdır?

Ar-Ge (Araştırma ve Geliştirme), OECD tarafından, Bilgi dağarcığını artırmak amacıyla sistematik olarak sürdürülen yaratıcı çalışma ve bu bilginin yeni uygulamalar yaratmak için kullanılması” olarak tanımlanmıştır. İnsanoğlu deneyerek buluş yapmak yerine ar-ge faaliyetleri ile nitelikli bilgi üretmeyi ve bunu yeni uygulamalar geliştirmek için kullanmayı keşfetmesi sonrasında teknoloji çok hızlı bir şekilde gelişmeye başlamıştır. Bilginin yayılma hızı arttıkça bu gelişme çok daha üst seviyeye ulaşmıştır. Özellikle gelişmiş ülkeler elde edecekleri her türlü yeni bilgi veya deneyim için ciddi ar-ge yatırımları yapmaktan çekinmemektedirler. Sermayelerinin çok önemli kısmını ar-ge uygulamalarına ayıran kişiler veya kuruluşlar başarısız olsalar bile bir sonraki hamle için önemli bilgiler elde ettikleri için kendilerini kazançlı görürler. Thomas Edison “Başarısız olmadım. İşe yaramayacak, işlemeyen 10.000 yol buldum.” diyerek, her başarısız sonucun başarıya biraz daha yakınlaştırdığını vurgulamıştır.

Türkiye’de firmaların büyük bir kısmı ar-ge’ye yatırım yaparak başarısız olma lükslerinin olmadığını düşünürler. Buluş ve yeni düşüncelerden yani yeniliklerden kaçınmayı tercih ediyorlar; çünkü kariyerlerinin hata yapmamaya bağlı olduğuna inanıyorlar. Buna ülkenin ekonomik düzeyi de eklendiğinde birçok şirket elde ettiği kazancı harcamak konusunda çok daha temkinli olmaya itilmektedir.

Ar-Ge Merkezi Ne Demektir?

Ülke yöneticilerimiz ar-ge’ye verdiği önemin neticesinde Tübitak ve Kosgeb gibi kuruluşların proje bazlı desteklerinin yanında üniversitelerin himayesinde kurulan teknoparklar içerisinde ar-ge yapan birçok firmanın faaliyetleri sonucu oluşan harcamalarını vergi muafiyetleri gibi imkanlar sağlayarak desteklemektedir. Bunun yanı sıra teknoparklara giremeyen, ancak ar-ge yapan firmalar için de “yerinde ar-ge” adı altında vergi indirimleri uygulamaktadır. Asgari 15 tam zamana eşdeğer ar-ge personeli bulunan ve bünyesinde bölünmüş alanda ar-ge ve yenilik faaliyetlerini yürüten firmalara “Ar-Ge Merkezi” unvanı verilmektedir. İnovatif yöntemlerle yeni ürünler, sistemler, yazılım geliştirmeleri, malzemeler, cihazlar, ekipman, prosedür ve sistemlerin geliştirilmesi ve yeni teknikler ve prototipler üretilmesi Ar-Ge merkezi faaliyetleri arasına girmektedir.

5746 sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun ile belirlenen kriterleri sağlayan firmalar, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından Ar-Ge merkezi unvanı almış oluyor. Peki ar-ge merkezi olduğunuzda her şey akışında mı devam ediyor? Hayır, her yıl yapmış olduğunuz ar-ge faaliyetleri denetleniyor ve bir sonraki yıl bu ünvan ile devam edip etmeyeceğinize karar veriliyor. Bu yüzden yıl boyunca yürüttüğünüz faaliyetleri düzenli olarak kayıt altında tutmanız gerekiyor. Özellikle ar-ge projeleri yürütmekteki kasınız gelişmemiş ise birçok bölümde kendinizi geliştirmeniz gerekir ki ar-ge merkezi unvanınızı koruyun.

Ar-ge merkezi unvanını sürdürmek için 3 ana bölümde yapmanız gerekenleri sıralayalım:

  • Proje Yönetimi
  • Personel Yönetimi
  • Portal Yönetimi

Proje Yönetimi

Ar-ge projelerinin daha fikir aşamasından itibaren ürüne dönüşene kadar yürütülmesi gereken tüm faaliyetlerin belli bir sistematik içerisinde yönetilmesi gerekir. Bunun için piyasada çok sayıda araç bulunmaktadır. Ben burada proje yönetimi esnasında ar-ge merkezi içerisinde de işinize yarayacak adımları belirlemeye çalıştım. Ar-ge merkezi bünyesinde bir proje başlatacaksanız aşağıdaki adımlar önemlidir:

  • Proje Açılış Dokümanı

Bu dokümanda öncelikle projenin tanımı, amacı, başlatılma gerekçesi, hedefi, ar-ge yöntemleri, teknik fizibilitesi, başarı ölçütleri, kazanımları gibi detaylarının yazıldığı bir doküman oluşturulmalıdır. Bu dokümandaki bilgiler projenin tüm kamu kuruluşlarında destek başvurusu yapılmak istendiğinde kullanılabilecek temel bilgileri içerdiği için ciddi kolaylıklar sağlayacaktır.

  • Ekibin oluşturulması

Projenin içeriğine bağlı olarak ar-ge personellerinden bir proje ekibi oluşturulması ve her bir personelin proje unvanları ile birlikte organizasyon şemasının oluşturulması gereklidir. Genellikle göz ardı edilse de proje ekibinde proje yürütücüsü, ürün yöneticisi ve iş analisti gibi unvanların kesinlikle olmalıdır.

  • Proje iş planı

Projenin tüm faaliyetlerini içeren bir iş planı hazırlanmalıdır. Burada işlerin başlangıç ve bitiş tarihleri, görev alacak personelleri ve onların bu iş içerisinde harcaması gereken efor oranları belirlenir.

  • Proje bütçesi

Projenin iş planı belirlenip, personellerin bu plana göre harcamaları gereken eforlar belirlendiğine göre artık proje bütçesini hesaplayabiliriz. Bütçenin önemli kısmını personel gideri oluşturur ki bu iş planı ile birlikte personel brüt maliyetleri üzerinden efor ve zaman çarpanlarını kullanarak hesaplayabiliriz. Buna ek olarak proje kapsamında alınması gereken alet, teçhizat, yazılım, sarf malzemeler ve dışarıdan alınacak danışmanlık veya diğer hizmetlerin giderleri de belirlenip, bütçeye eklenir.

  • Proje faaliyetleri

Tüm dokümanlar hazırlandıktan sonra Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının ar-ge merkezleri için açmış olduğu “ar-ge ve tasarım merkezleri portali” platformuna projeler sekmesine ilgili alanları doldurarak yüklenir. Buradaki alanlar projenin seyriyle birlikte değiştirilebilir. Proje faaliyetleri yürütülürken, portalde herhangi bir güncelleme yapmanız gerekmez. Projenizle ilgili tüm süreci kendi bünyenizdeki proje yönetim araçları ile takip edersiniz. Burada önemli olan devam eden projeniz ile ilgili tarihin geçmediğine emin olmanız. Eğer öngörülen takvimde bitmediyse proje yeni tarihini girebilirsiniz. Aynı şekilde bütçeyi de güncelleyebilirsiniz.

  • Proje sonuç raporu

Projemizin sona ermesi durumunda ortaya çıkan ürünün ticarileşebilir veya yenilik içeren ve mevcut bilgi birikiminize katkı sağlayan bir ürün olduğunu anlatan bir sonuç raporu oluşturmalısınız. Bu sonuç raporu projenizle ilgili ileride faaliyet raporu sunarken yaptığınız ar-ge harcamasının katkısını anlatmak için gereklidir.

Personel Yönetimi

Ar-ge merkezi olduktan sonra hem fiziki olarak ayrılmış ve giriş çıkışı kartı veya turnike ile kontrol altında tutulan bir alan içerisinde çalışan personelleri yönetmeniz gerekir. Bu alan içerisinde ar-ge dışındaki personellerin çalışması yasaklanmıştır. Personel açısından dikkat edilmesi gereken hususlar şöyle:

  • Ar-Ge Personeli

Ar-ge personeli tanımı da ilgili kanunda yapılmıştır. Personellerin mezuniyet bilgileri işe ve ar-ge merkezine giriş tarihleri gibi bilgilerin tutulması gerekir. Bu kişiler de ar-ge merkezi portalinde personeller sekmesine girilir. Buna göre lisans ve üstü mezuniyeti olan personeller araştırmacı statüsünde, önlisans veya teknik lise mezunları teknisyen statüsünde ve bunların dışında kalan mezuniyetler veya ar-ge yapmayan yardımcı roller de destek personeli statüsünde girilir.

  • Personel mesai yönetimi

Bu aşamadan sonra mali açıdan her ay düzenlenen bordrolarda personellerin ar-ge merkezi bünyesine giriş ve çıkışlarının aylık olarak raporlandığı bir “içeride kalma süresinin” listelenmesi gerekir. Bunun yanında kişilerin ar-ge merkezi dışında yaptıkları ar-ge faaliyetleri (test, toplantı, sempozyum vs.) “dışarıda geçirilen süreler” listelenir. Son olarak kişilerin özel izinleri (sağlık, mazeret, yıllık izinler vs.) de ayrı bir liste ile muhasebe birimine iletiriz. Buradaki çalışma süreleri haftalık olarak hesaplanır. İçerideki süreler ve dışarıda geçen sürelerin bir haftalık toplamı şirketin çalışma süresi olan 45 saati tamamlıyorsa, o kişi tam zamanlı olarak ar-ge yapmış olduğu anlaşılır. Vergi beyanları ve indirimleri buna göre hesaplanır.

  • Proje efor dağılımları

Aylık mali hesap içerisinde aynı zamanda projeler için yapılan eforların listelenmesi gerekir. Yani haftalık olarak hangi personel hangi proje için eforunun yüzde kaçını harcamış belirlemek gerekmektedir. Bu liste aynı zamanda hangi proje için ne kadarlık efor harcandığını belirleyip, proje bütçesine etkisini gösterir. Haftalık efor dağılımlarının önemi ayrıca kişinin mali açıdan sgk indirimine tabi tutulan günlerini belirlemek için önemlidir. Haftalık eforu 1 tam zaman eşdeğer (TZE) olan personelin haftalık sgk indirim günü 7 gün olarak hesaplanabilir. 7 gün olabilmesi için de haftalık çalışma saatinin de 45 saatin 1 dakika altında bile olmaması gerekir. Haftalık mesai raporu ve efor dağılımları birbirini etkileyen önemli parametrelerdir. Dikkatlice oluşturulmalıdır.

  • Personel teşvik sistemi

Önemli bir nokta da personelin ar-ge merkezinin gerektirdiği şartları sağlaması için teşvik edilmesidir. Ar-ge merkezlerinde yüksek lisans veya doktora mezunu çalışanların olması bakanlık tarafından ekstra indirimlerle tabi tutulması, ayrıca bakanlığın ödevlerinden biri olan akademi-sanayi iş birliğinin arttırılması açısında personelin yönlendirilmesi gerekir. Ayrıca personelin akademik eğitimleri sırasında geçirdiği süreler bakanlık tarafında dışarıda geçirilen süreler kısmında beyan edilmesi ile vergi indiriminde dikkate alınmaktadır. Personelin teşvik edilmesi için kullanabileceğiniz kriterleri şöyle listeleyebiliriz:

  • Eğitim teşvikleri; yüksek lisans ve doktora eğitimine başlama, buralardan mezun olma.
  • Proje teşvikleri; proje fikri getirme, projenin ulusal veya uluslararası fonlardan destek alması.
  • Fikri mülkiyet teşvikleri; patent, faydalı model veya endüstriyel tasarım başvurusu, bunların olumlu sonuçlanması, makale, yayın, bildiri yayınlanması.

Portal Yönetimi

Bütün bu faaliyetlerin 1 yıllık sürecinin portal sisteminde güncel tutulması gerekir. O yıl içerisindeki tüm faaliyetler portal içerisinde ilgili alanlara girilir. Bu bölümlerin bir kısmını yukarıda bahsetmiştik. Bunun yanında güncel tutulması gereken önemli alanlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

  • Eğitim, seminer ve Etkinlik bilgileri

Yıl içerisinde ar-ge personelinin katılmış olduğu etkinlikler portaldeki ilgili sekmede kaydedilmesi gerekir. Etkinliğin adı, kimlerin katıldığı ve ilişkili bir proje varsa o projenin kodu tanımlanır.

  • Dışarıda geçirilen süre bildirimleri

Dışarıda geçirilen süreler her ay için beyan edilir. Ancak burada yüksek lisans ve doktora eğitimleri için verilen ekstra teşvikten yararlanabilmek için bir ön onay gerekmektedir. Bunun için eğitim yılının başında ilgili personellerin eğitim gördükleri üniversitelerden aldıkları haftalık ders programını gösterir belge ile birlikte dönem boyunca eğitimde harcayacakları sürelerin belirtildiği bir liste portal üzerinden gönderilir. Bakanlık onayından sonra dışarıda geçirilen süreler listesine aylık olarak ilave edilir.

  • Ar-Ge merkezi Yapısı ve Fiziki Alan Bilgileri

Bu bilgi başvuru esnasında oluşturulduğu şekliyle kalır genellikle. Özel olarak adres değişikliği veya fiziksel alanda yapılan ilaveler değişimler için burada bir başvuru yapılabilmektedir. Adres değişikliği talebiniz bakanlık tarafından değerlendirilmektedir. Bunun için adresinize bir akademisyen de gönderilir ve fiziki alanınızı kontrol ederek, uygun görülürse onaylanır.

  • Faaliyet raporu

Her yılın Ocak-Aralık arasındaki tüm faaliyetleri portaldaki güncel bilgilerle birlikte raporlanır. Bu rapor takip eden yılın mayıs ayına kadar portal üzerinden e-imzalı olarak gönderilir. Bakanlık bu faaliyet raporunun uygunluğunun incelenmesi için akademisyen hakemler görevlendirerek, adresinizde ziyaret etmeleri, hem proje faaliyetlerinizi hem de raporda beyan ettiğiniz tüm kısımları yerinde dinleme ve değerlendirmeleri istenir. Sonrasında bakanlık tarafında kurulan komisyon huzurunda faaliyetlerinizi tekrar anlatma fırsatı bulursunuz. Bütün bu değerlendirmeler neticesinde ar-ge merkezi unvanınızın devamına veya iptaline karar verilir.

Ar-ge merkezi olmak sadece kanuni teşviklerden yararlanmanızı değil, aynı zamanda proje yönetimini ve ar-ge kaslarınızı geliştirmenizi sağlar. Başta işverenler olmak üzere tüm personellere ar-ge vizyonu kazandırır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir